Работник купил для организации канцтовары, материалы или другие товары за свои деньги и приносит документы в бухгалтерию для оформления авансового отчета. Казалось бы, обычная ситуация. Но на практике сразу возникают вопросы: достаточно ли кассового чека, нужен ли карт-чек при оплате банковской карточкой и обязательно ли делать копию чека.
Разберемся, какие документы действительно нужно приложить к авансовому отчету и что об этом говорит Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 №472.
Какие документы подтверждают расходы
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы работника.
На практике основным документом, подтверждающим покупку товаров, является кассовый чек.
Если товар оплачен наличными
Если работник оплатил покупку наличными, к авансовому отчету прикладывается кассовый чек продавца.
В чеке обычно указываются:
- наименование продавца
- УНП
- дата покупки
- наименование товара
- количество
- цена
- стоимость.
Если в чеке указано просто «товар» или «позиция» и невозможно определить, что именно было приобретено, бухгалтер может попросить товарный чек или другой документ продавца, где указано:
- наименование товара
- количество
- цена.
Если товар оплачен банковской карточкой
При оплате банковской карточкой покупателю иногда выдают два документа:
- кассовый чек
- карт-чек терминала.
Возникает вопрос: нужно ли прикладывать оба документа к авансовому отчету?
— Ответ на этот вопрос, а также разбор, в каких случаях используется каждый документ, доступны в полной версии статьи (платный доступ).
В полной версии статьи вы найдете:
- таблицу-шпаргалку по документам
- разъяснение по печати на чеке
- когда нужна копия чека
- типичные ошибки бухгалтеров
Оформите покупку, чтобы правильно оформлять авансовые отчеты и избежать ошибок при проверках.
